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疫情重塑300万职场人:会议缩短20%,工作日战线拉长

作者: 博爱 发布时间: 2020年08月11日 17:11:59

原创 吴雨桐 集智俱乐部 来自专辑复杂科学前沿2020

疫情重塑300万职场人:会议缩短20%,工作日战线拉长

导语
突发的新冠大流行在全球范围内改变了职场人的工作方式,原本清晰的工作与生活边界越来越模糊。近日,来自哈佛大学商学院的研究团队发布一篇预印本论文,通过调研线上协作平台上超过300万用户的数据,发现会议模式、邮件频率、工作时长都有显著变化。本文介绍了这项最新研究以及其他相关研究,尝试总结疫情带来的工作模式转变,并向企业和个人提供优化组织方式、更好适应特殊时期的建议。

疫情重塑300万职场人:会议缩短20%,工作日战线拉长

论文题目:
Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work
论文地址:
https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3654470
新冠大流行已经在全球范围内破坏了组织原有的运作方式。随着感染病例的增加,世界各国企业和组织关闭办公场所,以减少病毒传播,这对组织协调和决策过程,产生了巨大影响和挑战。应对疫情的政策,也成为前所未有的“自然实验”。本文将基于两篇文章,分析协作平台上的电子数据的最新研究成果,回答以下三个问题,探究疫情影响工作中的合作模式:
远程工作后,我们如何进行不同模式的协作?
我们能否维持原有的工作关系和社交网络?
如何进一步构建通讯网络,细化数据分析,以应对疫情带来的挑战?
要回答这些问题,网络科学是必备通识。集智近期正在开设,由十位国内知名的网络科学专家授课,囊括关于员工社交网络、企业生态网络全部的必要知识,并且探索网络化的互动形态。
会议转为“短频快”
工作日跨度加大

7月20日,哈佛商学院发布预印本研究论文 (DeFilippis et al., 2020),结合北美,欧洲和中东16个大都市地区的封锁 (lockdown)情况,探索新冠大流行对员工通讯模式的影响。研究人员在使用微软通讯平台的3,143,270位用户(隶属于21,478个企业)中,汇总了会议和电子邮件元数据。通过经济计量建模和回归分析,对比了封锁前和封锁后,员工在协作平台和邮件上的互动行为的变化。
关于会议变量的结果表明平均每人的会议数量增加了12.9%,平均每次会议的出席人数增加了13.5%,但平均会议时长减少了20.1%,这些变化的结果是大大减少了封锁后员工在会议上花费的小时总数(-11.5%,-18.6分钟(每人每天))。以上的结果均很显著(p<0.001)。
封锁后,会议活动发生的变化较为稳定。与封锁前八周的会议活动相比,在封锁后的整个过程中,平均会议时长持续减少,每人平均每天的会议小时数持续减少,在一个月后略有反弹。同时,封锁后,平均会议规模不断增加,会议次数增加至封锁后两周,之后有所回落,两周之后有所反弹,均保持在较高水平。

疫情重塑300万职场人:会议缩短20%,工作日战线拉长

图1:疫情对会议的影响
如图所示,蓝色虚线表示基准周,红色虚线表示封城日期。我们将封锁的前一周定义为“基准周”,封锁日在封锁周的中点。途中纵轴的系数表示相对于“基准周”的通讯活动变化,横轴表示相对于封锁日期的前后时间轴(以周为单位)。
会议变量:
会议小时数:每个用户每日的会议小时数。
会议次数:每个用户每天参加的会议次数。
会议参加者:每次会议的出席人数。
会议时长:每次会议的时长。
对于邮件活动,封锁后,内部邮件发送数增加了5.2%(+1.4封(每人每天))。外部邮件发送数和个人邮件发送数没有显著变化。工作日跨度定义为当日发送第一封邮件与最后一封邮件的小时数。结果显示工作日跨度显著且相对持久地增加了8.2%(48.5分钟)。
封锁后的两周内,邮件活动整体增长显著。封锁前的一周内,内部邮件发送数急剧增加,之后的每周持续减少,到第四周恢复到封锁前的水平或更低。每封邮件的平均收件人数在封锁的一周前出现小幅尖峰,后逐渐稳定。但到第八周,平均收件人数仍显著高于封锁前八周的水平。封锁之后,员工的工作日跨度整体大于封锁前的两个月。

疫情重塑300万职场人:会议缩短20%,工作日战线拉长

图2:疫情对邮件通讯的影响
邮件变量:
内部邮件发送数:每日发送到内部的邮件数量。发件人和收件人具有相同的电子邮件域(“@company.com”)。
外部邮件发送数:每日发送到外部的邮件数量。发件人和收件人具有不同的电子邮件域(“@company1.com”和“@company2.com”)。
个人邮件发送数:单个用户每天发送的电子邮件数。
邮件收件人数:邮件中包含的收件人数(包括收件人、抄送和密送)。
工作日跨度:当地时区24小时内用户每日发送第一封邮件与最后一封邮件之间的小时数。
规定工作时间以外的的邮件数:除周一至周五上午8点至下午6点以外的用户收到的邮件数。
这些变化还存在一些地域差异。在许多欧洲城市,例如:在布鲁塞尔、奥斯陆和苏黎世,封锁之后,会议时长急剧减少,并在封锁后的一个月内持续下降,而在美国城市(如芝加哥,纽约和华盛顿特区),会议时长减少程度相对较小,并在封锁后一周后稳定下来。
大部分城市的员工工作日跨度都有所增加,但在某些地区(例如,圣何塞、罗马、纽约市)持续保持在相对较高水平,而在其他地区则在数周后回到基准水平。
7月15日,微软内部的工作区分析 (Workplace Analytics)研究团队在《哈佛商业评论》上发表了一篇报告 (Singer-Velush, Sherman, & Anderson, 2020),通过量化Microsoft 365中的日常工作、匿名情绪问卷调查,发现了相似的结果:
每周的会议时间整体增加了10%,而平均每次会议的时间缩短了。30分钟以内的会议增加了22%,一小时以上的会议减少了11%。
这说明了什么?近几十年中,企业里会议的时间一直在变长。但是,研究表明 (Perlow, Hadley, & Eun, 2017),会议对员工的效能和幸福感都会负面影响。远程工作期间,转向较短的会议是自然而然的。根据微软内部的信心调查,这种转变也得到了员工的普遍认可。所以,我们应反思,一个小时以上会议是否有效(真的需要那么长吗?是有效的时间管理吗?)。这是远程工作产生的长期影响之一。
疫情发生之前,我们很难想象通勤时间会花在其他地方。我们习惯于在早上集中开会、在午餐时间休息、在下午集中精力工作、并在每天工作结束后回到个人生活。当这样规律的生活戛然而止时,就出现了相对灵活的安排。
微软的很多团队将会议从上午8点更改为上午11点,而将下午3点更改为下午6点。随着我们的生活变得更加零零碎碎、会议越来越多,工作时间也变得更灵活,微软内部研究报告显示:
危机发生前,通常在午餐时间的即时消息互动会减少25%,但现在变为10%。
一种新的“夜班制”已经扎根,用来赶上白天没做完的工作。下午6点至午夜之间发送的即时消息增加了52%。
原本周末受到“良好保护“的员工突然之间工作生活界限变得模糊。以前周末协同工作最少(不到10分钟)的员工,远程工作期间的周末工作量提升了三倍。

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